Blog

Waar moet u op letten bij onderhandelingen via e-mail?

19/06/2017

  • Wat zijn de valkuilen van onderhandelen via e-mail?
  • Welk effect heeft het ‘Sinister Attribution Effect’?
  • Wat zijn de 5 aandachtspunten bij contractonderhandeling via e-mail?

 

Alle onderhandelingstheorieën zijn het erover eens: onderhandelen doet u best face to face. Ongeacht hoe goed uw onderhandelingsvaardigheden ontwikkeld zijn of hoe goed u de andere onderhandelaar kent. Maar soms is de tijd tegen u en dient u om snel een contract af te sluiten verder te onderhandelen via e-mail. Hoe pakt u dat aan en waar moet u op letten?

 

Wat zijn de valkuilen van onderhandelen via e-mail?

Hoewel onderhandelen via e-mail u tijd bespaart, kan het een hele uitdaging zijn. E-mails geven immers de emotie of subtiliteit van bepaalde intenties niet weer. Ook visuele en sociale hints die we face to face interpreteren en gebruiken, blijven achterwege. Toch kan, mits de juiste onderhandelingsvaardigheden, een contractonderhandeling via e-mail resulteren in een win-winsituatie.

Onderzoeker Noam Ebner duidt met de term ‘Sinister Attribution Effect’ dat onderhandelaars van nature negatieve interpretaties toekennen bij het lezen van elektronische communicaties. Een e-mail die zowel positief als negatief kan worden gelezen, zal toch negatief worden geïnterpreteerd.

 

Welk effect heeft het ‘Sinister Attribution Effect’?

De kracht van dit effect is verrassend sterk. Onderhandelaars zullen een e-mail lezen en herlezen om verborgen boodschappen te detecteren, ook als er geen zijn. E-mails bieden ons immers de mogelijkheid om onze woorden zorgvuldig te overwegen, te herzien en te herschrijven. De ontvanger van de e-mail gaat hier ook vanuit. Helaas beoordelen we wat we schrijven meestal enkel op basis van onze eigen waarden en normen.

Het komt dus niet in ons op dat onze weloverwogen, vastberaden en constructieve mails als agressief, onredelijk en arrogant kunnen worden geïnterpreteerd. Wilt u uw onderhandelingsvaardigheden via e-mail bijschaven? Start met het lezen van uw mail vanuit het perspectief van de andere partij.

Wat zijn de 5 aandachtspunten bij contractonderhandeling via e-mail?

Het mag dus duidelijk zijn dat wanneer u onderhandelt via e-mail, u al uw onderhandelingsvaardigheden zo duidelijk mogelijk in de strijd dient te gooien. Het is ook makkelijker om via mail ‘neen’ te zeggen wat betekent dat de andere partij u dus ook makkelijker kan afwimpelen. Let daarom op deze aandachtspunten:

 

  1. Non-verbale communicatie zichtbaar maken:

Gebruik trefwoorden die weergeven hoe u zich voelt om de kans op foute interpretatie te voorkomen. Gebruik hierbij positieve termen.

 

  1. Bouw zo snel mogelijk een vertrouwensrelatie op:

De eerste woorden in uw mail zijn hiervoor cruciaal. Geef uw primaire reactie weer, vat samen en blik vooruit.

 

  1. Vermijd misverstanden in cross-culturele onderhandelingen:

Als bijvoorbeeld uit de naam niet duidelijk blijkt of u met een vrouw of een man onderhandelt, kan dit achteraf voor onaangename verrassingen zorgen.

 

  1. Zorg voor interactie en directe feedback:

Dit is een pak moeilijker bij onderhandelen via e-mail. Beperk daarom het aantal vragen in uw mail en stel duidelijk hoe u tegenover een voorstel staat.

 

  1. Combineer online en offline onderhandelen:

Voor sommige onderhandelingen is de vertrouwensrelatie te cruciaal om ze uitsluitend via e-mail te laten verlopen. Hou hier rekening mee.

 

Wilt u uw onderhandelingsvaardigheden bijschaven? Contacteer Team Hi5 of schrijf u in voor een van onze opleidingen.

Zijn er specifieke onderhandelingsvaardigheden voor email nodig?