Blog

Zijn er specifieke onderhandelingsvaardigheden voor email nodig?

19/06/2017

  • Sinister Attribution effect
  • Vijf aandachtspunten bij e-mail onderhandelingen

Contractonderhandelingen per e-mail zijn snel, gemakkelijk en goedkoop? Of toch niet? Alle onderhandelingstheorieën zijn het erover eens: over welke onderhandelingsvaardigheden je ook beschikt, onderhandelen doe je best face-to-face. Maar soms willen we contracten snel afsluiten en hebben we de tijd tegen ons met als gevolg wat we vaak per mail en telefonisch verder onderhandelen nadat je bijvoorbeeld het contract vol opmerkingen terug gekregen hebt van de bedrijfsjurist.

Echter, mails zijn niet meer weg te denken uit onze dagelijkse communicatie en ze challengen dagelijks onze onderhandelingsvaardigheden. Sowieso is het altijd aangeraden om minstens eerst een persoonlijk of telefonisch contact te hebben vooraleer verder te onderhandelen per email.

Communiceren via email kan een uitdaging zijn. E-mails geven immers de emotie of subtiliteit van bepaalde intenties niet weer. Ook visuele en sociale hints die we kunnen interpreteren en gebruiken bij het face-to-face onderhandelen blijven achterwege. Zo zouden we bijvoorbeeld de zaken die door de andere partij als humoristisch beschouwd worden, als dodelijk ernstig in een email kunnen interpreteren.

Het “Sinister Attribution Effect”

 Toch kunnen contractonderhandelingen via e-mails en met de nodige onderhandelingsvaardigheden resulteren in een win-win situatie.

Onderzoek heeft aangetoond dat we net zoveel waarde in onze emailonderhandelingen kunnen creëren als wanneer we face-to-face onderhandelen. Het duurt langer en we moeten harder werken om een win-win situatie te bereiken, maar het is haalbaar. Onderzoeker Noam Ebner gebruikt de term “Sinister Attribution Effect” om aan te duiden dat we als onderhandelaar de natuurlijke neiging vertonen om negatieve interpretaties toe te kennen aan zaken die we lezen in elektronische communicaties. Dus, als we een e-mail ontvangen die positief of negatief kan worden gelezen, zullen we van nature aannemen dat de negatieve interpretatie de juiste is

De kracht van dit effect is verrassend sterk, zelfs als we de andere partij kennen. Onderhandelaars zullen een e-mail lezen en herlezen om de verborgen boodschappen te detecteren, zelfs als er geen zijn. Omdat e-mail ons de gelegenheid biedt om onze woorden zorgvuldig te overwegen, te herzien en te herschrijven, zal de ontvanger elk woord lezen alsof het het resultaat is van weloverwogen gedachten, ondanks jarenlang opgebouwde onderhandelingsvaardigheden. In praktijk beoordelen de meesten onder ons wat we schrijven op basis van onze eigen waarden en normen. Onze eigen e-mails lezen vanuit het perspectief van de andere onderhandelaar is moeilijk en komt niet van nature. De gedachte dat onze weloverwogen, vastberaden en constructieve mails als agressief, onredelijk en arrogant zouden kunnen geïnterpreteerd worden, komt zelden in ons op.

Vijf aandachtspunten bij contractonderhandelingen via mail

Het is gemakkelijker om “nee” te zeggen of te liegen per mail dan face-to-face. Ja kan je gemakkelijker “wegsteken” en klanten kunnen jou gemakkelijke afwimpelen.

  • Via mail is non-verbale communicatie niet zichtbaar.
  • Mailonderhandelingen zullen meer rationeel onderbouwd zijn, aangezien je antwoorden en vragen bewuster kan formuleren. Bouw zo snel mogelijk een vertrouwensrelatie op. De eerste woorden van een e-mail zijn cruciaal.
  • Vermijd misverstanden. Als bijvoorbeeld uit je naam niet duidelijk blijkt of je een man of een vrouw bent, kan dit bij eventuele latere telefonische contacten voor verassingen zorgen. In cross-culturele onderhandelingen is dit uiterst belangrijk.
  • Interactie en direct feedback geven is moelijker wanneer je onderhandelt via email.
  • Sommige onderhandelingen, waarbij bijvoorbeeld een vertrouwensrelatie cruciaal is, zullen nooit per mail kunnen.

Wil je meer weten over onderhandelingsvaardigheden of opleidingen, aarzel dan niet om ons te contacteren, of neem een kijkje op onze blog.

 

Zijn er specifieke onderhandelingsvaardigheden voor email nodig?